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院最初的規畫
只需花費4年、700萬美元建造，但實際工程卻耗費14年、預算追加到1.02億美金才完工；回想學生時代，你是否常常拖到最後一刻才趕完期末報告？出了社會，你是否經常為了趕上結案日期，只好爆肝加班來解決意料之外的麻煩？
無論從政府到個人，都得面對這種「計畫謬誤」惹出的禍！什麼是「計畫謬誤」？又該如何避免它一再浪費我們的時間和金錢？以下分享四種方法，讓你精準掌握工作進度、趕上論文期限！
實用點：學這四個步驟，讓你擬定計畫目標時更務實，避免無止盡的投入時間和金錢。
本文四大重點：1. 為什麼計畫總是超出預期？因為我們忘了「歷史的教訓」。 2. 每天能專注核心工作的時間只有「72分鐘」！你需要做好「最壞打算」。 3. 大事化小事，擬定具體「計畫」取代追求模糊「目標」。 4. 一日之計在於「午」？選擇一天中效率「最差」的時段做規劃。
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1. 為什麼計畫總是超出預期？因為我們忘了「歷史的教訓」
國際專案管理學會（Project Management Institute, PMI）曾作過統計，在所有執行完成的專案中，只有略高於一半的比例如期完成。人們對預估自己要花多少時間、金錢完成任務時，往往會太過樂觀，導致後續得不停修正原先的預期。
（圖片來源：Pixabay）
以色列裔的美國心理學家、也是《快思慢想》作者Daniel Kahneman首先在1977年用「計畫謬誤（planning fallacy）」來形容這種現象。
Kahneman和研究團隊發現：人在預測未來時，很少回頭檢視過往類似的項目花了多少時間，反而傾向用直覺解讀眼前的工作。
因為每次完成任務後，我們腦海裡的印象似乎只會留下最後美好的成果，過程中遭遇的所有困難會被漸漸淡忘；此外，若遇到類似的任務，也會認為自己早就非常熟練，不像第一次需要花那麼多時間。
計畫謬誤不只影響你的時間（加班）和金錢（追加預算），若你是專案負責人，還會讓所有成員拼命追趕一個不合理的期限而抱怨連連。那我們該如何降低計畫謬誤發生的可能？有兩個方法：「讓別人幫你估」、「把自己當菜鳥」。
1994年，加拿大Wilfrid Laurier大學的研究團隊發現一個有趣的現象：雖然我們評估自己的期限總是太過樂觀，但幫別人估卻很準！
這是因為對別人不夠瞭解，避開了主觀的直覺反應，評估的依據轉而聚焦在過往經驗，心態上也會更趨向保守。
另一方面，評估時程最好先把「近幾次」的經驗放在一旁，回想「第一次」面對新客戶、新需求時，前面需要多久磨合期？需要學習多少新知識？如何調整彼此的合作模式？這些都是需要花費可觀的時間和心力、造成延長加時的重要因子。
2. 每天能專注核心工作的時間只有「72分鐘」！你需要做好「最壞打算」
提供一系列生產力工具的公司「RescueTime」曾做過調查，統計近5萬名上班族的工作型態，得到一個驚人的數字：平均每人每天只有1小時12分鐘花在最重要的工作上！
假設一天待在公司8小時：其中1.5小時開會、2小時回覆email和即時訊息、不時響起的電話、同事間面對面溝通又花掉2小時，再加上被打斷後重新進入狀態所花的時間，把這些通通扣掉後剩下的，才是你真正能花在核心任務的時間。
（圖片來源：Pixabay）
因此，做計畫時千萬別把一個工作天算作8小時，而是依據個人狀況，把你知道「一定會發生」、「可能會發生」、「想不到會發生」的因素通通納入考量。
舉個實際例子：專案剛開始會存在許多不確定性，如：預算還在審查、客戶只給部分規格、供應商還沒承諾產能等等，儘量把這些變數加入評估，隨著專案持續推進，這些不確定性會越來越明朗，最終會收斂到一個合理的範圍。
（圖片來源：Agile In a Nutshell）
3. 大事化小事，擬定具體「計畫」取代追求模糊「目標」
接下一個龐大的專案後，首要之務是化整為零，將一個粗略的大任務拆解成具體的小步驟，把注意力放在這些步驟，而不是最終的「目標和結果」。
這樣做的好處是：不會被乍看很驚人的規模和複雜程度嚇到、專案的進度也容易管理。至於份量該拆分到多細？差不多一小時內做完就可以，接下來再用具體的敘述訂出三個重點：如何做、做多久、要得到什麼成果？
（圖片來源：Pixabay）
比方說：
計畫1：「星期二早上9~11點到圖書館找資料，完成期末報告大綱。」取代「我這禮拜要寫期末報告。」
計畫2：「後天下午和廠商開會1.5小時，要談定規格和採購數量。」取代「這星期要和廠商談定專案合約。」
同時，還要準備好「B計畫」以防意料之外的事情打亂原先的計畫：
計畫1-B：「星期二可能臨時有社團活動，我最好先預約星期三的自習室。」
計畫2-B：「萬一後天下午臨時被要求出差，最好明天先和代理人交代好策略。」
4. 一日之計在於「午」？選擇一天中效率「最差」的時段做規畫
2011年，康乃爾大學社會學教授Michael W. Macy和學生Scott A. Golder發表了一個有趣的研究 ，他們分析了幾百萬則公開的推特貼文，發現人們的情緒會隨著生理時鐘和季節更迭有固定的起伏。
剛起床時情緒最正面，許多樂觀正面的名言佳句出現的頻率高；美好的一天開始後，負面用詞出現的頻率會漸漸增加；把時間拉長來看，每個季節的日照長度不同也會連帶影響人們情緒的變化。
（圖片來源：Pixabay）
這種規律和我們做計畫有什麼關係呢？研究指出，大部分的人會在起床後6小時到達第一個「情緒低谷」，就大約是在中午吃完飯後。這時頭腦思緒比較遲鈍、情緒起伏大、心態也偏向悲觀，不太適合處理正事、進行溝通，但卻正好用來「抵銷」人類天生的樂觀傾向，是個做時程規畫不錯的時間點。
雖然每個人生理時鐘可能有差異，但原則大致不脫「找出自己疲勞或難以專心的時段，暫時放下手邊進度緩慢的重要工作，專心做規畫。」
理解完「計畫謬誤」以及四種治療方式後，下次當讀者們遇到需要規畫的時機，不妨試試這四個方法能否讓你擺脫常常被專案期限、期末報告追著跑的刺激生活。
文／陳蔚銘
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參考資料：
1. We’re terrible at predicting time, so do these things instead
2.Avoiding The Planning Fallacy: Improving Your Project Estimates
3. The planning fallacy: Why we all assume we have more time than we actually do each week （and how to fix it）
4. The planning fallacy: a flaw in thinking we could do without
（原文刊載於《創新拿鐵》；本文獲授權轉載；內容僅反映作者觀點，不代表本社立場。）
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